Algemene reisvoorwaarden

1. Het Aanbod

Betreft Expeditie Polen
1. Organisatie
2. Freelance gidsen

Regenboogven 89 5508 RK,
Veldhoven
www.expeditie-polen.nl
Tel: +31653701441
KvK: 63879506
BTW: NL001950191B19

1.1 Aanbod en aanvaarding

De overeenkomst komt tot stand door het aanbod van Expeditie Polen en de aanvaarding daarvan door de Deelnemer door middel van een online inschrijving. De mogelijkheid dat de Deelnemer deze overeenkomst herroept na de totstandkoming is uitgesloten.

1.2 Reisduur en tijdstippen

De vermelde reisduur staat aangegeven in hele dagen, waarbij de dag van vertrek en aankomst, ongeacht het tijdstip, als hele dagen worden geteld. Niet de in de publicatie vermelde tijden, maar de tijden die vermeld staan in de reisbescheiden gelden als de relevante tijdstippen.

1.3 Voorbehoud wijziging precontractuele informatie

Expeditie Polen behoudt zich het recht voor de voornaamste kenmerken van de reisdiensten, de totaalprijs, de betalingsregeling, het minimumaantal deelnemers dat nodig is om de expeditie doorgang te laten vinden en de annuleringsregeling voor het sluiten van de overeenkomst te wijzigen. Deze wijzigingen worden kenbaar gemaakt op www.expeditie-polen.nl bij het specifieke programma.

1.4 Informatie na de boeking

Bij het sluiten van de Overeenkomst of onverwijld daarna, verstrekt Expeditie Polen de Deelnemer de Overeenkomst met inbegrip van de geaccepteerde bijzondere wensen van de Deelnemer en op de Nederlandse nationaliteit afgestemde informatie over de benodigde reisdocumenten (paspoorten, visa, etc.) en eventuele formaliteiten op gezondheidsgebied en de overige wettelijk verplichte informatie.

1.5 Reisinformatie

Expeditie Polen stuurt na ruim voor aanvang (maar uiterlijk 7 dagen voor de startdatum) een bevestigingsmail of Whatsapp van een uitgebreid informatiepakket over de expeditie.

1.6 Reisdocumenten

De Deelnemer dient bij het vertrek in bezit te zijn van alle vereiste, geldige reisdocumenten, zoals een paspoort, ID, visa, vaccinatiebewijzen, etc. Gelet op het grote belang hiervan, dient de Deelnemer de door Expeditie Polen verstrekte algemene informatie die vermeld staat in de omschrijving van de expeditie, bij de betreffende instanties en instellingen op toepasselijkheid, volledigheid en actualiteit te controleren.

1.7 Gevolgen gemis of afwijking van documenten

Als de Deelnemer de Reis niet of niet geheel kan maken wegens gemis en/of afwijkingen van/in documenten, komt zulks met alle daaraan verbonden gevolgen voor zijn/haar rekening.

1.8 Hotelreservering

Expeditie Polen maakt een vrijblijvende reservering. Er wordt geen verblijfsovereenkomst gesloten met of via Expeditie Polen. Het verblijf wordt ter plaatse met het hotel overeengekomen en betaling van het verblijf geschiedt ter plaatse.

2. Verplichtingen van de Deelnemer

2.1 Opvolgen van aanwijzingen

De Deelnemer is verplicht alle aanwijzingen ter bevordering van een goede uitvoering van de Expeditie van Expeditie Polen c.q. leiding te volgen. De Deelnemer zal zich onthouden van het op eigen initiatief ondernemen van activiteiten in bergachtig terrein, zonder toestemming van de gidsen van Expeditie Polen. De deelnemer mag met uitzondering en door aanvraag bij Expeditie Polen zich onthouden van de activiteiten. Buiten de activiteiten om stelt Expeditie Polen en haar gidsen zich niet aansprakelijk voor enige aansprakelijkheid m.b.t. calamiteiten die door de deelnemer op eigen initiatief zijn genomen.

2.2 Correct gedrag

De Deelnemer dient zich als een normaal en redelijk handelend Deelnemer te gedragen en dient overlast of hinder te voorkomen.

2.3 Conditie en Ervaring

De Deelnemer dient te beschikken voor de Expeditie vereiste conditie en ervaring zoals in het reisaanbod is aangegeven. De Deelnemer is zelfverantwoordelijk voor het inschatten van het vereiste niveau. Expeditie Polen kan hier indien gewenst over adviseren, maar kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor het advies.

2.4 Gezondheid

De Deelnemer dient in goede gezondheid te verkeren. De Deelnemer dient zich ervan te vergewissen dat zijn medische toestand het toelaat om aan een expeditie deel te nemen. Bij iedere twijfel dient de Deelnemer medisch advies van een arts in te winnen en Expeditie Polen daarover te informeren bij deelname.

2.5 Uitsluiting deelname

Expeditie Polen c.q. de leiding oftewel de gidsen (freelancers) hebben het recht om een Deelnemer van (verdere) deelname van de expeditie of een onderdeel uit te sluiten indien de Deelnemer niet voldoet aan de verplichtingen uit dit artikel indien de expeditie hierdoor wordt bemoeilijkt, kan worden bemoeilijkt of de veiligheid niet kan worden gewaarborgd. Alle daaruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van de Deelnemer.

2.6 Aansprakelijkheid Deelnemer

De Deelnemer is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door zijn gedrag of het niet nakomen van de verplichtingen in dit artikel of schade die aan hem moet worden toegerekend. De Deelnemer vrijwaart Expeditie Polen van aanspraken van bij de expeditie betrokken dienstverleners of derden voor schade die door deze Deelnemer is veroorzaakt of aan hem moet worden toegerekend.

2.7 Controle tijdstippen vervoer, Afwijking van reisroute

De Deelnemer dient zich uiterlijk 12 uur voor het aangegeven tijdstip van vertrek van de terugreis naar het vliegveld bij Expeditie Polen te vergewissen van het exacte tijdstip van vertrek. In dit geval en in het geval de Deelnemer tijdens de expeditie van de reisroute afwijkt of zich aan het toezicht van de leiding onttrekt en daardoor niet op de juiste tijdstippen voor vervoer aanwezig is, komen de gevolgen daarvan geheel voor rekening van de Deelnemer. Evenmin kan de Deelnemer in het laatstgenoemde geval aanspraak maken op restitutie van de reissom voor niet genoten onderdelen van de expeditie.

2.8 Reisverzekering met Bergsportdekking

De Deelnemer is verplicht een volledige dekking verschaffende reisverzekering met (berg)sportdekking af te sluiten. Zoals aangegeven op de website is dit mogelijk bij Europese verzekeringen of bij de NKBV-reisverzekeringen.

3. Klachten

Bij klachten over de dienstverlening van Expeditie Polen kun je mailen naar info@expeditie-polen.nl

4. Algemene informatie

4.1 Minimumaantal en maximumaantal Deelnemers

Op de website van Expeditie Polen worden de minimum en maximum aantallen van de betreffende expeditie gepubliceerd. Expeditie Polen heeft het recht de overeenkomst op te zeggen zonder aansprakelijk te kunnen worden gehouden voor enige schade ingeval het aantal aanmeldingen kleiner is dan het op de website gepubliceerde minimumaantal. Bij aanmelding wordt de Deelnemer in een whatsapp groep toegevoegd en op de hoogte gehouden van de desbetreffende expeditie. Deelnemers ontvangen bij opzegging uiterlijk 1 week voor de aanvang een bericht van annuleren. In dat geval ontvangt de Deelnemer de aan Expeditie Polen betaalde bedragen retour. De voor de expeditie gemaakte kosten zoals autoreis, vliegreis, treinreis, aanschaf materiaal, etc. worden niet vergoed.

4.2 Minderjarigen

Zelfstandige deelname door minderjarigen is niet mogelijk. Minderjarige Deelnemers dienen te worden begeleid door een meerderjarige Deelnemer. Voor zover de ouder of degene die het gezag over de minderjarige heeft niet zelf de minderjarige begeleidt, dient de ouder of degene die het gezag over de minderjarige heeft na de inschrijving een toestemmingsverklaring te ondertekenen. Pas na ontvangst door Expeditie Polen van deze verklaring komt de inschrijving definitief tot stand.

4.3 Informatie van derden

Expeditie Polen kan niet worden gehouden aan de inhoud van voorlichtingsmateriaal dat is uitgegeven onder verantwoordelijkheid van derden. De informatie op de gelinkte websites, is geen onderdeel van de overeenkomst.

4.4 Kennelijke fouten

Kennelijke schrijffouten, drukfouten en/of vergissingen in publicaties of op de website binden Expeditie Polen niet.

4.5 Boeken voor andere Deelnemers

De Deelnemer die namens of ten behoeve van een of meer andere Deelnemers een overeenkomst aangaat, is hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen die daaruit voortvloeien. De andere Deelnemers zijn ieder voor hun eigen deel aansprakelijk. De bevestiging, de factuur en andere communicatie worden enkel naar de Deelnemer die de boeking heeft verricht verstuurd. De Deelnemer die namens of ten behoeve van anderen boekt, is verplicht relevante persoonlijke omstandigheden van die andere Deelnemers die van invloed kunnen zijn op de uitvoering van de overeenkomst bij de aanmelding kenbaar te maken. De Deelnemer die namens of ten behoeve van andere Deelnemers boekt, is verplicht de andere Deelnemers deze algemene voorwaarden en andere relevante communicatie te verstrekken. Minderjarigen kunnen niet namens of ten behoeve van andere Deelnemers een overeenkomst aangaan.

5. Deelnamebedrag en betaling

5.1 Deelnamebedrag

Het gepubliceerde deelnamebedrag geldt per persoon en omvat alleen de diensten en voorzieningen zoals deze in de publicaties van Expeditie Polen en deze voorwaarden zijn omschreven. De prijzen zijn exclusief €25 boekingskosten per persoon. De (vlieg)reis dient de deelnemer bij inschrijving zelfstandig te regelen.

5.2 Betaling

De Deelnemer die de boeking verricht ontvangt na het aangaan van de overeenkomst binnen 14 dagen de factuur. De Deelnemer dient de factuur binnen 14 dagen doch in ieder geval voor aanvang van de Expeditie volledig te voldoen.

5.3 Niet tijdige betaling

De betaling geschiedt niet tijdig indien deze niet is ontvangen door Expeditie Polen voor of op de in de factuur vermelde vervaldatum. Bij niet tijdige betaling is de boeker/Deelnemer van rechtswege in verzuim. Bij niet tijdige betaling kan Expeditie Polen, na een laatste schriftelijke sommatie, de overeenkomst opzeggen. Het deelnamebedrag blijft verschuldigd.

5.4 (Vlieg)reis

De Deelnemer dient zelfstandig de (vlieg)reis te boeken/regelen naar de desbetreffende aangegeven Luchthaven op de door Expeditie Polen aangeven datum/tijd van vertrek voor de desbetreffende expeditie. Mocht er een wijziging zijn in de tijden wordt dit aangegeven bij aanmelding.

6. Annulering, omboeking en wijziging door de Deelnemer

6.1 Schriftelijke annulering & annuleringskosten

Annulering van de overeenkomst dient per email te geschieden naar info@expeditie-polen.nl. Bij annulering is de Deelnemer naast eventueel verschuldigde reserveringskosten de volgende annuleringskosten verschuldigd:
Annuleringskosten voor deze boeking zijn als volgt:

  • Bij annulering meer dan 34 dagen voor de vertrekdag:
    30% van het totale boekingsbedrag
  • Bij annulering meer dan 24 dagen voor de vertrekdag:
    50% van het totale boekingsbedrag
  • Bij annulering meer dan 14 dagen voor de vertrekdag:
    80% van het totale boekingsbedrag
  • Bij annulering 7 dagen of minder voor de vertrekdag:
    100% van het totale boekingsbedrag

6.2 Verzoek omboeking

Tot 21 dagen voor de dag van vertrek kan EEN omboeking naar een andere expeditie worden verzocht. Omboeking mag niet het karakter van een annulering hebben. Uitstel van de vertrekdatum wordt in de regel beschouwd als annulering.

6.3 Beoordeling door Expeditie Polen

Toewijzing of afwijzing van het verzoek tot omboeking staat ter volledig vrije beoordeling van Expeditie Polen zonder dat zij gehouden is haar beslissing te motiveren.

6.4 Kosten omboeking en wijzigingen

Voor wijzigingen, waaronder een omboeking, met betrekking tot de Expeditie brengt Expeditie Polen €25,- administratiekosten per boeking in rekening.

7. Opzegging door Expeditie Polen

7.1 Opzegging

Expeditie Polen kan de overeenkomst opzeggen wegens gewichtige omstandigheden en zal in dat geval enkel het betaalde bedrag restitueren. Dit is onder ander het geval indien er ziekte, persoonlijke omstandigheden die zover belangrijk zijn voor de organisatie dat er geannuleerd mag worden.

8. Aansprakelijkheid

8.1 Eigen risico

Alle activiteiten geschieden op eigen risico en onder eigen verantwoordelijkheid. In het bijzonder is dat Expeditie Polen niet verantwoordelijk voor de tocht- en activiteitenkeuze en de uitvoering daarvan mits daaropvolgende onderstaande begrippen:

In geval van een Begeleide Activiteit is Expeditie Polen uitsluitend aansprakelijk voor de schade van een Deelnemer indien die schade het directe gevolg is van opzet, grove schuld of ernstig verwijtbaar handelen van een Vertegenwoordiger of de directie van Expeditie Polen.
Deelname aan een onbegeleide Activiteit is te allen tijde op eigen risico van de Deelnemer. Expeditie Polen is niet aansprakelijk voor de schade die door de Deelnemer tijdens een Onbegeleide Activiteit binnen of buiten een Expeditie Polen aangeven Locatie is geleden, bijvoorbeeld als gevolg van een ongeval. Dit geldt ook voor de Deelnemer die de leeftijd van 18 jaar nog niet heeft bereikt en met toestemming van de ouder/wettelijk vertegenwoordiger deelneemt aan een Onbegeleide Activiteit.

8.2 Reisverzekering met bergsportdekking

De Deelnemer is verplicht een volledige dekking verschaffende reisverzekering met bergsportdekking af te sluiten. Dit is mogelijk bij Europese verzekeringen aangegeven op de website van Expeditie Polen.

8.3 Aansprakelijkheidsuitsluiting

Expeditie Polen sluit iedere aansprakelijkheid voor schade uit tot driemaal de reissom, tenzij de schade is veroorzaakt door dood of letsel van de Deelnemer of door opzettelijk dan wel nalatig handelen van Expeditie Polen. In het geval dat Expeditie Polen toch aansprakelijk kan worden gesteld, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat haar aansprakelijkheidsverzekering dekt en uitkeert.

8.4 Aansprakelijkheidsuitsluiting op grond van, op basis van verdrag of EU-verordening

Indien Expeditie Polen aansprakelijk gehouden kan worden voor enige schade, waaronder ook schade veroorzaakt door dood of letsel, zal deze aansprakelijkheid in ieder geval beperkt of uitgesloten zijn tot de grenzen die zijn toegestaan volgens de ter zake geldende internationale verdragen en/of EU-verordeningen die betrekking hebben op de individuele reisdiensten.

8.5 Verzekerd risico

Expeditie Polen is niet aansprakelijkheid voor schade van de Deelnemer die is gedekt door verzekeringen, zoals zorg-, reis- of annuleringsverzekeringen.

9. Privacy

9.1 Invullen van persoonsgegevens

Ten behoeve van de totstandkoming en uitvoering van de reisovereenkomst verwerken wij de volgende persoonsgegevens van jou en je medereizigers: naam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum. Afhankelijk van de reis die je boekt, kunnen wij je nog andere persoonsgegevens vragen zoals verzekeringsgegevens en paspoortgegevens. Expeditie Polen gaat ervan uit dat u zelf thuisblijvers informeert dat Expeditie Polen hun gegevens in haar bezit heeft en uitsluitend zal gebruiken in geval van een calamiteit.
In sommige gevallen, wanneer je aan een bepaalde Expeditie wilt deelnemen, vragen wij een kopie van je paspoort of je identiteitsbewijs. Als jij in verband met bepaalde reizen activiteiten aan ons gegevens verstrekt over, van, voor jouw gezondheid, dan zullen wij je om uitdrukkelijke toestemming vragen voor het verwerken van deze bijzonder persoonsgegevens. Als wij gegevens over, van, voor jouw gezondheid hebben ontvangen dan zullen wij deze ook alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming aan derden verstrekken.
Het kan zijn dat wij foto´s en/of video´s maken tijdens de Expeditie. Dit beeldmateriaal kan worden gebruikt voor onze website, in brochures, nieuwsbrieven of op Social media. Hiervoor geef jij toestemming als jij akkoord gaat met onze Algemene Voorwaarden. Als je toch bezwaar hebt tegen het gebruik van een foto door ons dan kun je dit aan ons kenbaar maken en wij zullen dan onze uiterste best doen om de betreffende foto/video te verwijderen.

10. Toepasselijk recht

Op het aanbod, deze Overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende verplichtingen en diensten is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing. Onverminderd deze rechtskeuze komt een consument de bescherming toe die het dwingend recht van het land van zijn woonplaats hem biedt indien Expeditie Polen de commerciële activiteiten betreffende de overeengekomen Reis richt op het land waar de consument woonplaats heeft, tenzij de diensten niet in dat land – gedeeltelijk of geheel worden verricht.

10.1 Rechten van derden

Ondergeschikten, hulppersonen en andere bij de uitvoering van de overeenkomst betrokken derden kunnen zich jegens de Deelnemer beroepen op de bepalingen uit de overeenkomst en deze algemene voorwaarden (met inbegrip van de aansprakelijkheidsuitsluitingen).

10.2 Bevoegde rechter

De Nederlandse rechter is exclusief bevoegd kennis te nemen van geschillen die samenhangen met deze overeenkomst, tenzij dit in strijd is met dwingend recht.